Sdílejte s kolegy zdarma až 5 GB se službou Box.net

Bezplatnou registraci služby provedete na této adrese. Ze dvou nabízených možností – Personal a Business – vyberte tu, která vám více sedne (my se dále budeme zabývat volně přístupnou verzí) a vyplňte obligátní dotazník na pravé straně obrazovky. U kolonky Storage můžete zvolit placenou verzi i v případě, že máte zájem o celkový produkt ve variantě zdarma – doplácíte pak jen za navýšení kapacity úložného prostoru.

Na uvedený e-mail obdržíte obratem potvrzovací zprávu (nenechte se zaskočit, pokud vás potvrzení registrace přesměruje na prázdnou stránku s nápisem „Not Found“ – zpráva by měla být odeslána i v takovém případě), v jejímž těle je třeba kliknout na tlačítko Verify. Následným kliknutím na zelené tlačítko Login and get started „vyplujete vstříc podivuhodnému novému světu sdílení souborů,“ jak tvrdí autoři.

Pokud dojde opět k přesměrování na neexistující stránku, nic se neděje – použité registrační údaje vyplňte přímo do samotné aplikace, viz následující link.

Box.net jako prostor pro zálohu i sdílení

Po úspěšném zaregistrování vám už nic nebrání ve stažení desktopového nástroje – např. z této adresy. Po spuštění aplikace vás přivítá dialog, do nějž je třeba zadat příslušné údaje z registrace. Pak už spravujete vaše bezplatné 5 GB úložiště prostřednictvím ikony v system tray v pravém dolním rohu obrazovky a pomocí webového rozhraní – po přihlášení se na něj dostanete tak, že kliknete na tlačítko View Folder v pravé části okna.

Následná práce s Box.net je velice prostá: všechna data, která chcete nasdílet do online úložiště – ať už za účelem zálohování nebo zpřístupnění třetí osobě – jednoduše přetáhnete metodou drag-and-drop, tj. tažením myši, na ikonu v system tray. Na ikoně se aktivita projeví animací načítání a úspěšný upload bude následně potvrzen vyskočivším oznámením.

TIP: Přetáhnete-li na ikonu několik souborů zaráz, tyto se automaticky zaarchivují a uploadnou v podobě jediného souboru ve formátu zip.

Zjednodušte si pracovní komunikaci

Kromě pasivního úložiště nabízí Box.net i několik zajímavých funkcí pro sdílení zdrojů ve skupině – v podobě screenshotů (kombinace kláves Alt + Shift + 3), výřezů části obrazovky (kombinace Alt + Shift + 4) nebo tzv. screencastů, záznamů z pohybu po obrazovce ve formátu FLV (kombinace Alt + Shift + 5).

Příslušné funkce použijete jednak přes kontextovou nabídku v system tray, tzn. Draw Region pro výřez části obrazovky, Grab full screen pro screenshot celé obrazovky a Record video pro záznam. Ne neužitečné jsou pak již zmíněné klávesové zkratky – vůbec  nevadí, že v kombinaci s českou klávesnicí tropí použití číslic trochu neplechu, protože zkratky snadno změníte na kartě Preferences.

V nastavení můžete rovněž zapnout automatické ukládání linků do schránky (Copy URL to clipboard), příp. i jejich zkrácení (URL shortener), takže jejich následné nasdílení je otázka několika málo kliknutí. Případné změny nezapomeňte potvrdit tlačítkem Save.

Webové rozhraní pro efektivnější správu i sdílení

Přihlásíte-li se pod svým novým účtem na webu Box.net, otevře se před vámi další řada možností pro lepší kontrolu sdílených dat. Jednak je to možnost vlastní organizace v online úložišti prostřednictvím struktury vlastních složek (karta Files – tlačítko New – New Folder/web document/bookmark), štítků (symbol štítku u jednotlivých položek – vyskočí nápis Add tag to this folder), případně třídění a různých úrovní detailnosti zobrazení.

Na kartě Contacts se nabízí možnost implicitního nastavení sdílení nahraných dat určitým osobám, resp. skupinám osob, pomocí předpřipravených pravidel. Uloženým kontaktům (které vytvoříte, nebo importujete např. z Gmailu nebo Outlook) můžete přiřadit různé složky, do kterých mají automaticky přístup a to buď jako administrátoři (role Editor) nebo jako návštěvníci (role Viewer).

Defaultně tak určujete sdílení podle složek a nemusíte se při každém uploadu znovu ujišťovat, kdo má ke kterým datům přístup. Citlivější data pak můžete explicitně uzamknout nebo naopak nastavit, aby osoby s povoleným přístupem (Collaborants) mohly samy dále přidělovat pravomoce ke čtení – viz karta Files, šipka More Options vpravo u každého záznamu a volba Folder properties > Advanced properties, příp. i souboru přímo položka Lock file nebo Share.

Box.net se ukázal jako zajímavý nástroj hned z několika důvodů: kromě jednoduchosti sdílení podle předem daných pravidel je to hlavně flexibilita, s níž sdílení integrujete do různých pracovních skupin (bez nutnosti participace ostatních členů na projektu – stačí disponovat funkční e-mailovou adresou). Na kartě Apps se pak mohou porozhlédnout majitelé mobilních zařízení, kteří mají rádi přehled i na cestách. A 5 GB úložného prostoru zdarma se koneckonců hodí vždycky.